Cannesmile - Agence hôtesse Cannes

1. Soignez l’accueil des participants

Le tout premier contact avec vos invités est primordial, un accueil de qualité permet aux participants d’être dans un état d’esprit positif pour la suite de votre événement. Pour cela, ils doivent se sentir privilégiés et ne doivent pas attendre trop longtemps à l’entrée. Il est donc important de prévoir assez d’hôte(sse)s pour assurer un accueil personnalisé et fluide, Afin de déterminer le nombre de personnes nécessaires, il vous faut connaitre le nombre de participants ainsi que le temps qui sera consacré à l’accueil.

L’humain reste le lien qui réconforte toujours une personne à son arrivée sur un lieu inconnu, un sourire est toujours agréable, alors ne le négligez pas !

2. Remettez des badges, goodies

Le jour de votre évènement, remettez des badges nominatifs à vos invités à l’accueil. Cela permet de savoir qui est qui et donc de faciliter la communication et la prise de contact. Il est important de mettre les gens à l’aise et de leur apporter assistance si nécessaire. Prévoyez la distribution du programme, il peut être accompagné de quelques goodies (des objets ludiques et marquants qu’ils garderont).

 3. Prévoyez un vestiaire bien organisé

Le vestiaire est un élément stratégique pour l’accueil de votre événement. Prévoyez plus ou moins de place selon la saison, en hiver vous aurez besoin d’un espace plus important pour loger les vêtements. De plus, ne négligez pas le nombre de personnes nécessaires à la gestion du vestiaire, qui peut être un lieu d’engorgement assez désagréable pour vos invités qui patientent avec leurs effets à la main. En règle générale, il faut prévoir un(e) hôte(sse) pour 100 personnes.

La rapidité est de rigueur !

4. Pensez au personnel tout au long de votre évènement

Une fois votre invité accueilli, son badge et programme remis, puis son vêtement déposé au vestiaire (si nécessaire), il ne faut, cependant, pas mettre de côté l’assistance. En effet, il se peut qu’un point d’informations puisse être utile. Ne laissez rien au hasard et prévoyez le personnel pour faire passer le micro, animer des ateliers, gérer la tenue d’un photobooth etc.

5. Rédigez un briefing clair et concis

Les langues parlées, les us et coutumes et l’approche sont autant de facteurs réunis à une bonne prise en charge de la personne invitée, c’est pourquoi il est primordial d’élaborer des briefing clairs, précis sans être surchargés par des informations qui ne seraient pas utiles au personnel. Plus un(e) hôte(sse) a d’informations claires en amont, plus il/elle sera efficace dès sa prise de poste.

En conclusion, l’accueil et la gestion des participants à un événement sont cruciales dans la réussite de votre événement. Quel que soit sa nature, le lieu ou bien la taille, il est avant tout important de privilégier le confort de ses invités et de laisser une première impression positive.

 

Voici une liste non exhausitive des postes d’accueil auxquels vous pouvez recourir en fonction du type d’évènement que vous organisez :

Accueil Salon / Congrés / Conférence, Orientation, Accueil Aéroport / Gare, Accueil Hôtel / Hébergement, Point d’information, Accueil Accréditations / Badges